Як на підприємстві організувати процес погодження договорів

Компанії часто недооцінюють процедуру погодження договорів, сприймаючи її як формальність. Насправді залучення всіх компетентних підрозділів зменшує ризики і зміцнює договірну дисципліну.

Договірна робота не зводиться до перевірки документів юристом. Її мета – забезпечити відповідність умов інтересам компанії, законодавству та внутрішнім стандартам,  узгодження технічних, фінансових, господарських та правових умов, зниження ризику конфліктів, збитків або судових спорів у майбутньому з контрагентом. Тому у погодженні мають брати участь кілька ключових підрозділів.

Внутрішнє погодження договору зазвичай проходить кілька етапів. Спершу документ перевіряє виконавець, який його підготував, після чого – керівник відповідного структурного підрозділу. Далі його розглядають посадові особи, зазначені як співвиконавці: керівники технічних і комерційних відділів перевіряють предмет, обсяги та строки, а служба безпеки оцінює контрагента на добросовісність, наявність ресурсів та відсутність ознак фіктивності.

Якщо договір стосується фінансових питань, головний бухгалтер перевіряє правильність реквізитів, визначення ціни з ПДВ чи без, порядок і строки розрахунків та оформлення первинних документів. Юридична служба забезпечує відповідність умов законодавству, перевіряє повноваження підписанта та наявність застережень про форс-мажор. На завершальному етапі проект погоджує заступник керівника компанії, відповідальний за сферу, до якої належить предмет договору.

Процедура погодження може відбуватися у трьох формах – послідовній (вертикальній), паралельній (горизонтальній) та змішаній. Вертикальна передбачає рух документа від укладача до безпосереднього керівника, а далі – до топ-менеджменту або вищої посадової особи. Горизонтальна означає погодження договору із суміжними підрозділами – технічними, фінансовими, юридичними. Змішаний тип поєднує обидва підходи, утворюючи складніший маршрут візування.

Сьогодні компанії користуються двома основними моделями погодження договорів. Перша – через систему електронного документообігу (СЕД), що забезпечує швидкість, прозорість і автоматичне збереження версій. Виконавець завантажує проект у систему, а підрозділи та співвиконавці переглядають його й погоджують накладанням кваліфікованого електронного підпису. За наявності зауважень зберігаються всі правки, що дає можливість відстежувати історію змін. Друга модель – паперове візування, більш традиційна й ресурсомістка. У цьому випадку виконавець передає проект підрозділам для погодження у визначений строк, а підтвердження здійснюється шляхом проставлення візи відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020.

Отже, щоб зробити погодження договорів ефективним, компанії варто поєднувати організаційні та технічні інструменти. У разі використання паперового документообігу доцільно вести журнал або таблицю Excel для фіксації дати, відповідальних та статусу документа. Додатково слід застосовувати чек-листи для бухгалтерів, юристів та інших підрозділів, а також проводити тренінги для менеджерів, аби вони знали, які умови є критично важливими у договорах.

За можливості варто впроваджувати системи електронного документообігу (M.E.Doc, SharePoint, CRM-рішення), що спрощують погодження, забезпечують прозорість і контроль змін. Водночас слід обирати модель погодження, найбільш зручну для конкретної компанії.

Організаційні правила мають бути закріплені у внутрішніх актах: Інструкції з діловодства, Положенні про договірну роботу, Положенні про претензійно-позовну роботу. Крім того, право на погодження проектів договорів варто відобразити у положеннях про структурні відділи та в посадових інструкціях працівників.

Головне пам’ятати, що погодження договорів – не формальність, а практичний інструмент. Правильно організований процес забезпечує участь усіх профільних підрозділів на кожному етапі – від переддоговірної роботи до виконання й припинення зобов’язань. Це запорука впевненості компанії у власних угодах.

Матеріал опубліковано на порталі LIGA ZAKON.

Ігор Фещенко

член Ради Комітету НААУ з питань захисту бізнесу та інвесторів